Integrovaný FM s jasnými pravidly

Hlavní stránka » Aktuality » Integrovaný FM s jasnými pravidly

TAFIRA FM s.r.o. je rychle se rozvíjející společnost. Jejím cíle je poskytovat služby k plné spokojenosti klientů a hledat nové formy spolupráce. Majitelku a ředitelku společnosti Janu Malíkovou jsme požádali o odpovědi na několik otázek.

Facility management lze chápat jako integraci činností v rámci organizace k zajištění služeb. Jak byste popsala integrovaný FM?

Integrovaný facility management není pouze služba, je to způsob řešení. Lze ho popsat jako integrovaný systém řízení. My nabízíme i řešení šitá na míru. Můžeme poskytnout služby jako takové, ale máme také několik klientů, kteří si objednali pouze návrh a řešení způsobu propojení služeb s úsporou nákladů a zvýšenou produktivitou. Samozřejmě pak následuje kontrola a vyhodnocení, kde je následně prokázána nákladová optimalizace jednotlivých služeb.

Jaké jsou primární výhody integrovaného FM?

Snížení nákladů na provoz a údržbu nemovitosti, zefektivnění investic do údržby majetku či zjednodušení přístupu k aktuálním informacím. Nejde pouze o technickou údržbu objektu, ale také o úklid, údržbu zeleně, ostrahu, recepční služby a mnoho dalších možných služeb. Cílem je využití synergického efektu. Některé služby bývají poskytovány nárazově a IFM nám dává možnost optimalizace. Mějme však na paměti, že úspora nákladů přichází v průběhu následných tří let od implementace – oproti způsobu, kdy si společnost zajišťuje IFM vlastními silami. Pokud řešení zabezpečuje poskytovatel služeb, pak je také část operačního rizika přenesena na poskytovatele. Poskytovatel přináší své know-how v personální oblasti, kde integrovaný proces řízení umožňuje optimalizovat využití personálu. Následují legislativa, normy a kontrolní část. V celku se v rámci procesu zjednoduší i administrativa, kdy má klient jednu kontaktní osobu.

Můžete blíže popsat, co je obsahem vámi nabízeného řešení?

Máme vypracovaný manuál pro řízení zakázky, který zahrnoval veškeré podmínky klienta ze smlouvy, zahrnoval legislativu navázanou na zakázku, veškeré podpůrné šablony či kontrolní systém zakázky. Součástí byl i popis způsobu provádění služby s nastavenými kompetencemi a odpovědností jednotlivých pracovníků zakázky. Přesně rozepsaná pravidla a zodpovědnost jsou pro IFM a kvalitu dodávaných služeb klíčové. Byl to takový balíček komplexní péče o klienta. Nyní pokračujeme v tomto projektu a nabízíme ho jako samostatnou službu včetně navržení optimalizace strategie údržby včetně té stavební.

Z čeho čerpáte zkušenosti při nastavování řešení?

To je jednoduché. Nastavovala jsem za svou kariéru ve FM mnoho projektů, i když se ne všechny realizovaly. Nicméně i na ně jsem již v době nabídky vymýšlela řešení s optimalizovanými náklady, abychom zakázku vyhráli, protože obchodní oddělení FM bylo součástí divize FM. Jednou z mých zakázek, kde jsem řídila implementaci a nastavení, byla Česká spořitelna, a.s. – po celé ČR – nebo Komerční banka, a.s., v několika regionech, RWE (nyní Innogy-Morava); zajímavým projektem bylo i OC Chodov. Mám zkušenosti také s projekty pro státní správu, např. ministerstvo zemědělství nebo ministerstvo zdravotnictví.

Když se vrátíme zpět ke způsobu řešení, tak to vypadá jako přebujelé papírování…

Právě naopak. Díky době plné inovací se dá systém jednoduše naimplementovat do CAFM systému společnosti. Zároveň lze jednoduše uchovávat historii a přístup k informacím podle přidělených oprávnění.

Co vás žene dopředu?

Vzhledem k tomu, že jsem dříve měla tu možnost spolupracovat s klienty hledajícími Nové způsoby řízení procesů. Naučila jsem se mimo jiné to, že plýtváním se dá nazvat i nevyužitý kvalifikovaný potenciál zaměstnanců. Tam se totiž skrývá největší část úspor. A pak – „Motivace začíná touhou. Když něco chceš, máš motiv to získat.“ Na trhu je dnes mnoho firem, které nabízejí jednotlivé služby FM nebo balíček všech služeb – IFM.

Ale jen málo firem dokáže poskytnout služby IFM tak, aby klient získal opravdu efektivní řešení správy své nemovitosti…

Ano, máte pravdu. Nejdříve musíte naslouchat potřebám svých klientů. Pokud pomineme ostatní kroky, tak ten hlavní je provedení procesní integrace – a ta následně přináší snížení provozních nákladů. Takový systémový integrátor jako dodavatel integrace potřebuje mít širokou znalost problematiky. Z těch základních můžeme vyjmenovat např. znalost softwaru, komunikační protokoly a vůbec smysl pro systémové řešení problémů. Proto je to tak obtížné na správné
nastavení.

Kde se vezmou ty následné úspory?

Když dodržíte veškerá pravidla, tak se zdá, že nejvýhodnější je zadat celou zakázku jednomu dodavateli. Pokud dodavateli přenecháte co největší balík služeb, pak toto řešení přinese klientovi největší úspory. Ale česká mentalita je taková, že čím více dodavatelů, tím lepší řešení…

PR

Sledujte nás

Copyright © 2018 WPremium event, s.r.o. Všechna práva vyhrazena.