Facility management výškových budov: Naučte se čtyři zlatá pravidla

Hlavní stránka » Aktuality » Facility management výškových budov: Naučte se čtyři zlatá pravidla

Podívejte se, jak zajistit adekvátní kvalitu služeb FM ve výškových budovách, a seznamte se s očekáváními jejich správců. Jakou kompetenci má mít personál takového objektu? Jak by vlastně měla vypadat vnitřní komunikace v organizaci poskytující služby FM? Nebo potřebujete speciální software pro shromažďování hlášení od uživatelů dané budovy?

Polské hospodářství se rozvíjí velmi dynamicky. Díky příznivé ekonomické a geopolitické situaci vidíme na polském trhu rozmach mezinárodních korporací a světových bank, které zde otevírají nové pobočky, ústředí a centra popůrných služeb pro Evropu a další části světa. V reakci na poptávku po kancelářských prostorách, které splňují potřebné požadavky k zajištění přátelského pracovního prostředí (vyšší produktivita), je ve výstavbě, či již dokončeno rekordní množství kancelářských prostor v kategorii A+. Zvláštní pozornost si zaslouží Varšava, která se stává jedním z hlavních měst evropského obchodu. Jen v oblasti stanice metra Rondo Daszyńskiego se plánují a stavějí budovy s celkovou užitnou plochou přes 300 000 m2. V samotném centru navíc vyrůstá nejvyšší kancelářská budova v Evropě, Varso, s výškou 310 m.
Výškové budovy (nad 55 m) se řídí specifickými směrnicemi ve fázi projektu i realizace v oblasti výstavby, instalací a protipožární ochrany, kde se setkáváme s technologickými požadavky a řešeními, jaká neexistují v jiných typech budov. Organizace a osoby zodpovědné za následné fungování výškových budov musejí mít zvláštní kompetence, techniky a nástroje nutné k zajištění řádné obsluhy – a tím i komfortu nájemců.
Pro přiblížení několika klíčových otázek, které určují úspěch či neúspěch služeb facility managementu (FM) pro výškové budovy se omezím na oblast údržby technické infrastruktury během provozu budovy.

Na základě dosavadních zkušeností (při realizaci a poskytování služeb FM pro několik výškových budov, z nichž dvě aktuálně patří mezi pět nejvyšších budov v Polsku) uvádím čtyři klíčové a zároveň nezbytné prvky k zajištění očekávaných výsledků kvality služby FM:

1. Správná organizační struktura a vnitřní komunikace

Vytvoření správní struktury je základní podmínkou pro další realizaci služby.
Předpoklady, které je třeba zvážit při jeho utváření, jsou následující:

  • Dostupnost služby 24 hodin/7 dní v týdnu. To znamená nutnost změny plánu po 12 hodinách (tak lze snadněji organizovat).

Takový časový harmonogram může navíc povzbudit některé zájemce, aby nastoupili do zaměstnání (v současné situaci na trhu práce je to důležitý prvek).

  • Čas potřebný pro komunikaci a dosažení místa hlášení s potřebným nářadím. Existující omezení: např. možnost dopravy žebříku pouze zásobovacím výtahem, který se průběžně používá, může několikanásobně prodloužit potřebný čas.
  • Počet hlášení o poruchách ze strany nájemců. V případě několika desítek hlášení za den jsou potřebná řešení, která zajistí efektivní rozdělení úkolů, zpětnou vazbu, hlášení stavu a plánované nápravné kroky v případě složitých závad. Nedostatek přesné zpětné vazby od technika, který provádí opravu, má důsledky v podobě nutnosti opakovaného zásahu, zpoždění hlášení správci objektu (managerovi), nájemci, což znamená ztrátu času i ztrátu profesionální i­mage.
  • Charakter a očekávání nájemců budovy. Navzdory očekávání neznamená menší počet nájemníků méně práce (velcí nájemci mají často další, specifické požadavky, např. v oblasti hlášení).
  • Nutnost kódování a aktualizace karet systému KD. S ohledem na několik tisíc uživatelů budovy může tento úkol vyžadovat práci specialisty pouze pro tuto oblast.

K efektivnímu využití lidského potenciálu a zároveň k efektivnímu a správnému poskytování služeb je nezbytné vytvoření efektivní komunikace mezi všemi členy týmu (obvykle několik desítek lidí). S ohledem na počet zaměstnanců a práci na směny může být přínosné organizovat pravidelná setkání celého týmu a diskutovat o nejdůležitějších otázkách.

2. Příslušné kompetence zaměstnanců

V důsledku použití řešení, která nejsou populární, by technici měli mít touhu prohlubovat své znalosti, být otevření k novým systémům a být schopni používat moderní nástroje (tablety). Druhým důležitým rysem je osobní kultura a základní komunikační dovednosti, které se osvědčují při kontaktu se zástupcem nájemce.
Manageři by samozřejmě měli mít technické znalosti a schopnost analytického myšlení. Stejně důležité a někdy i užitečnější jsou tzv. soft skills, které umožňují správnou komunikaci (často v angličtině) s managerem/ná­jemci/ručiteli/sub­dodavateli. Úkolem managera je rovněž motivovat celý tým, což je vzhledem k vysokým nárokům, stresu a počtu problémů, které nastávají ve stejnou chvíli, velkou výzvou.

3. Užitečné nástroje a podpůrný software

Kvůli rozsahu výškových budov je nutné zavést systémová řešení, která vyžadují adekvátní řešení žádostí od nájemce, realizaci plánu inspekcí nebo stavu záručních prohlídek, které po několika měsících dosáhnou čtyřmístného číslování.
Zapisování úkolů do kalendáře nebo používání příkazů v aplikaci Excel vede k chybám a nedovoluje ověřit online stav žádostí ze strany zákazníka. Možnost rychlého ověření určitých ukazatelů kvality služeb, jako jsou doba odezvy, počet nevyřešených hlášení nebo přehledů, je nyní standardním požadavkem na trhu FM.

4. Skutečná vnitřní komunikace

Špičkový technik, který není schopen jednoduše a srozumitelně vysvětlit řešení, které použil, bude vnímán jako nekompetentní osoba. Mnoho technických problémů přetrvává měsíce, protože způsob jejich prezentace neumožňuje přijmout vhodná opatření/rozhodnutí týkající se zapojení dalších zdrojů. Správce by měl mít aktuální přehled o stavu technických potíží kvůli přímému kontaktu s nájemcem a vlastníkem. Neocenitelná jsou proto řádně podávaná hlášení, pravidelné schůzky a schválený proces přijetí dodatečných nákladů. Stručně řečeno – facility management výškových budov má vlastní pravidla a postupy i způsob organizace práce. Komunikace, která dokonale funguje v menších budovách, vyžaduje úpravu již existujících řešení nebo řešení zcela nová, s přihlédnutím k odlišným skutečnostem.

ING. PETR KOPŘIVA

Ing. Petr Kopřiva, regionální facility manager pro ČR/SK ze Sodexo – On Site Services svůj článek doplňuje:

Výškové budovy vyžadují zvláštní technickou podporu. To se týká úkolů spojených s přísnějšími předpisy protipožární ochrany, jako je např. evakuace, či organizace práce zákazníků a jejich prostor. Systémy řízení hlášení jsou velkou výzvou vzhledem k většímu počtu nájemníků, a tudíž i vyššímu počtu jednotlivých hlášení. Technická správa by měla fungovat na základě profesionálních komunikačních a ohlašovacích systémů, jako je např. IBM Maximo. Dobrým řešením je také Command Center, které shromažďuje zprávy centrálně a pak je předává zodpovědným osobám, které jsou nejblíže místu, kde došlo k havárii. Důležitou roli hrají logistika a doprava. Za tímto účelem je třeba připravit zásady vzájemné spolupráce uživatelů a administrativy. Technický tým by měl být dobře organizován z hlediska delegování úkolů, vzdáleností a rozsáhlého prostoru poskytování služeb. Zároveň musí být proškolen ohledně kritických kontrolních bodů, řízení systémů v technických instalacích a pravidel komunikace. Technické znalosti a zkušenosti s používáním komplexních systémů, především v oblasti automatizace, systémů požární ochrany a elektrických systémů jsou pro tento typ budov rozhodující. Stručně řečeno – je důležité těsně spolupracovat se všemi službami v dané budově, které musí v kritických situacích komunikovat rozhodným a profesionálním způsobem a v potřebné součinnosti.

Sledujte nás

Copyright © 2018 WPremium event, s.r.o. Všechna práva vyhrazena.